TechCodeview

Microsoft Excel je jedným z najstarších a najpoužívanejších tabuľkových procesorov. Softvér dostal v priebehu času mnoho aktualizácií vrátane podpory nových rozšírení alebo typov súborov, ktoré sa časom objavili. Každé nové rozšírenie má úplne inú funkčnosť a využitie. Preto by sme mali poznať rôzne rozšírenia, ktoré sa v Exceli najčastejšie používajú.

V tomto článku diskutujeme o bežných príponách súborov používaných v Exceli. Pred diskusiou o príponách súborov programu Excel najprv pochopme definíciu prípony súboru.

Čo je prípona súboru?

Prípona súboru primárne odkazuje na príponu pridanú na koniec počítačového súboru (objekt obsahujúci informácie, údaje alebo príkaz) na definovanie typu súboru. Vo všeobecnosti prípona súboru obsahuje dva až štyri znaky. Okrem toho je prípona oddelená od názvu súboru pomocou znaku bodka (.).

Napríklad súbor s názvom „Example.docx“ má príponu súboru „.docx“, čo označuje súbor dokumentu programu Word.

Prečo sú prípony súborov Excel dôležité?

Existuje široká škála prípon súborov. Každá prípona poskytuje potrebné informácie o type súboru. Každé rozšírenie má špecifickú úlohu a na otvorenie súboru pomocou správneho softvéru musíme príponu poznať. Nie všetky prípony súborov sú podporované každým softvérom. Takto nám prípony súborov Excel môžu pomôcť dozvedieť sa viac o type súboru a o tom, aký typ údajov obsahuje, t. j.:

• Či už obsahuje VBA (Visual Basic for Applications) alebo makrá,
• Či je súbor šablónou,
• Či je súbor uložený pre staršiu verziu Excelu,
• Či je súbor uložený so všeobecnou staršou verziou,
• Či je formát súboru binárny alebo dokument XML atď.

Všetky tieto podrobnosti je možné získať podľa prípony súboru. Každé rozšírenie má popisný názov, ktorý nám pomáha identifikovať účel alebo techniku, na ktorú sa príslušné rozšírenie používa. Tiež môžeme usporiadať / usporiadať rôzne typy súborov v rôznych adresároch po tom, čo poznáme ich prípony.

Prípony súborov programu Excel

Hoci Excel má rôzne podporované prípony súborov, diskutujeme o niektorých významných rozšíreniach uvedených nižšie:

typy testovania softvéru

Rozšírenie XLSX v Exceli

Rozšírenie XLSX je predvolené rozšírenie Excelu, keď sa v ňom nepoužívajú makrá. Toto rozšírenie je založené na XML a používa sa predovšetkým pre Excel 2007 a Excel 2010. Pred Excelom 2007 bola štandardná prípona súboru pre Excel XLS. Po zavedení rozšírenia XLSX sa veľkosť súboru v porovnaní s XLS drasticky znížila. Vďaka tomu sa sťahovanie a zdieľanie súborov stalo oveľa jednoduchším ako predtým.

Okrem toho je XLSX rozšírením bez škodlivého kódu. Dôvodom je, že rozšírenie XLSX nemôže uložiť kód makra VBA. Dokáže však použiť a uložiť všetky funkcie používané v Exceli. Toto rozšírenie je navyše podporované iným podobným softvérom, vďaka čomu sú súbory tohto rozšírenia prístupné v iných aplikáciách. Hlavnou nevýhodou použitia rozšírenia XLSX je, že ak chceme spustiť súbor vo verzii pred Excelom 2007, nemôžeme súbor Excel uložiť pomocou tohto rozšírenia.

XLS rozšírenie v Exceli

Ako sme už povedali, rozšírenie Excel XLS bolo najpopulárnejším typom rozšírenia pred Excelom 2007. Neskôr bolo nahradené XLSX. Rozšírenie XLS je teda už takmer zastarané a toto rozšírenie už nepoužívame a nevidíme. Rozšírenie sa však stále používa a veľa softvéru a nástrojov má stále možnosť exportovať údaje ako súbory XLS. Jediným dôvodom, prečo rozšírenie XLS stále existuje v mnohých softvéroch, je, že niektorí ľudia môžu potrebovať otvoriť súbor vo verziách programu Excel pred rokom 2007 (t. j. Excel 2003).

Keďže Excel vie čítať túto príponu, môžeme použiť akýkoľvek starý súbor s touto príponou v novej verzii Excelu a ďalej na ňom pracovať. Prípona XLS je predvolená prípona súboru od verzie Excel 2.0 po verziu Excel 2003. Používanie tejto prípony má v súčasnosti určité nevýhody. Vyžaduje viac miesta na disku, môže obsahovať škodlivý kód VBA a pozostáva z relatívne malého počtu riadkov a stĺpcov ako najnovšie rozšírenia.

Rozšírenie XLSM v Exceli

Kedykoľvek zahrnieme VBA makrá v našom existujúcom súbore Excel a pokúsime sa ho uložiť, zobrazí sa upozornenie, že ak chcete zachovať makrá VBA, musíme uložiť súbor s príponou XLSM. Rozšírenie XLSM je predvolené rozšírenie, keď sú v súbore Excelu makrá. Toto rozšírenie je podobné rozšíreniu XLSX, ale s dodatočnou podporou makier.

Táto prípona súboru založená na XML a makrá funguje iba v programe Excel 2007 a novších. To znamená, že toto rozšírenie nemôžeme použiť v Exceli pred Excelom 2007. Rozšírenie XLSM bolo predstavené predovšetkým na zvýšenie bezpečnosti Excel súborov a ich ochranu pred škodlivými makrami a vírusmi. Okrem toho môže toto rozšírenie ukladať aj všetky ostatné funkcie používané v Exceli. Nevýhodou používania rozšírení XLSM je, že vyžaduje viac miesta na disku ako iné formáty súborov (napríklad XLSB).

Rozšírenie XLSB v Exceli

Rozšírenie XLSB je voliteľnou alternatívou k rozšíreniam XLSX a XLSM na ukladanie súborov programu Excel. Táto konkrétna prípona súboru je však pri otváraní a ukladaní súborov programu Excel oveľa rýchlejšia ako XLSX a XLSM. Preto sa rozšírenie XLSB používa hlavne pre veľké súbory (viac ako 10 MB). Na rozdiel od rozšírení XLSX a XLSB rozšírenie XLSB nepoužíva na ukladanie informácií formát XML. Namiesto toho používa binárny formát.

Okrem toho rozšírenie XLSB využíva porovnateľne menej miesta na disku, pretože dáta sú uložené v binárnej štruktúre. Toto rozšírenie môže tiež ukladať makrá VBA, a preto by sme tieto súbory nemali spúšťať, ak sú stiahnuté alebo získané z nedôveryhodných zdrojov. Keďže rozšírenie XLSB bolo zavedené s Excelom 2007, nemôžeme otvárať súbory XLSB v Exceli 2003 a starších verziách. Okrem toho sa rozšírenie XLSB nepoužíva vo väčšine softvéru tretích strán (t. j. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg atď.), takže nemusíme byť schopní otvoriť/exportovať naše existujúce súbory.

Rozšírenie XLTX v Exceli

Rozšírenie XLTX sa primárne používa pre šablóny Excel. Šablóny programu Excel sú zvyčajne definované ako formátované súbory s rôznymi štýlmi, funkciami a funkciami. Týmto spôsobom sa vytvárajú šablóny a triedia sa do samostatných sekcií a sťahujú sa z Excelu. Okrem toho môžeme vytvárať vlastné šablóny a ukladať ich pomocou rozšírenia XLTX.

Toto konkrétne rozšírenie je výhodné, keď často začíname pracovať z určitého bodu pre rôzne súbory. Ak teda uložíme tento konkrétny bod ako šablónu, môžeme túto šablónu vždy použiť ako východiskový bod pre ďalšie zošity programu Excel. Okrem toho môžeme použiť príkaz „Uložiť ako“ na uloženie našej práce do nového súboru Excel, pričom pôvodný súbor alebo šablóna zostane zo zmien nedotknutá.

Rozšírenie XLTM v Exceli

XLTM je ďalšie rozšírenie používané pre šablóny Excel. Toto rozšírenie je však s podporou makier, čo nám umožňuje používať makrá VBA so šablónami. Presnejšie povedané, môžeme použiť rozšírenie XLTM na uloženie našich vlastných excelových šablón s dodatočnou podporou makier.

Na druhej strane môžeme tieto súbory (šablónu Excelu s makrom) použiť ako východiskový bod pre ďalšie excelové zošity obsahujúce makrá, kedykoľvek ich potrebujeme.

Rozšírenie XLAM v Exceli

Rozšírenie XLAM sa primárne používa na ukladanie údajov doplnkov. Toto rozšírenie sa bežne nepoužíva na všeobecné použitie. Fungujú ako doplnky a keď tieto súbory spustíme, môžu efektívne fungovať v Exceli. Je dôležité poznamenať, že súbory XLAM poskytujú niektoré ďalšie funkcie a funkcie na použitie v programe Excel. Tieto súbory nám pomáhajú najmä pridávať/rozširovať funkcie Excelu. Môžu tiež zahŕňať makrá VBA, obrázky, pásky a pracovné hárky s formulármi.

Súbory s XLAM je možné jednoducho spustiť ako bežné súbory programu Excel. Keďže tieto súbory sa používajú pre doplnky, možno budeme musieť povoliť možnosť Doplnky v nastaveniach programu Excel (Súbor> Možnosti> Doplnky), ak je vypnutá. Keď teda nabudúce otvoríme Excel, uvidíme ďalšie funkcie tohto konkrétneho doplnku.

Rozšírenie CSV v Exceli

Rozšírenie CSV (comma-separated value) zvyčajne ukladá zošit vo forme obyčajného textu. To znamená, že do súborov neukladá žiadny vzorec ani formátovanie. Toto rozšírenie však môže obsahovať znaky tabulátora, zlomy riadkov a ďalšie znaky, ktoré sa majú správne interpretovať v iných systémoch Windows. Rozšírenie CSV navyše uloží iba aktívny hárok.

Excel nám umožňuje importovať alebo otvárať súbory CSV priamo zo samotného Excelu. Hlavná aplikácia súborov CSV zahŕňa explicitné použitie údajov na import a export. Preto väčšina databázového softvéru podporuje toto rozšírenie, aby sme mohli importovať/exportovať údaje. Keďže toto rozšírenie neobsahuje vzorce a formátovanie, veľkosť súboru je zvyčajne malá. To nám umožňuje využívať obrovské množstvo údajov. Tiež môžeme použiť neobmedzený počet riadkov a stĺpcov. Súbory programu Excel, ktoré sú uložené pomocou rozšírenia CSV, fungujú oveľa rýchlejšie počas procesu otvárania a zatvárania.

Rozšírenie ODS v Exceli

ODS (Open Document Spreadsheet) je rozšírenie navrhnuté na prácu s Excelom a iným softvérom, ako je OpenOffice, LibreOffice atď. Pokiaľ ide o Excel, toto konkrétne rozšírenie nepodporuje všetky funkcie a funkcie. To je dôvod, prečo sa rozšírenie ODS často nepoužíva. Toto rozšírenie je výhodné najmä vtedy, keď chceme zdieľať náš súbor Excel s niekým, kto pracuje na iných kancelárskych aplikáciách.

Okrem toho, keď od niekoho dostaneme súbor ODS a otvoríme ho / exportujeme do Excelu, môžeme zaznamenať určité problémy s formátovaním a funkciami (ako sú tabuľky, grafy, podmienené formátovanie a ďalšie). Zvyčajne prichádzame o formátovanie alebo funkcie, ktoré Excel nepodporuje, ale OpenOffice áno. Rozšírenie ODS však dokáže správne ukladať text a údaje.

Rozšírenie PDF v Exceli

Excel tiež umožňuje uložiť pracovný hárok v rozšírení PDF (portable document format). Hoci je toto rozšírenie v Exceli najmenej obľúbené, niekedy je najužitočnejšie. Rozšírenie PDF sa používa predovšetkým vtedy, keď ho potrebujeme zdieľať s ostatnými alebo ho vytlačiť na papier. Je to preto, že PDF zachováva formátovanie súboru, a preto sa automaticky neprevádza z jedného systému do druhého. Dokumenty uložené vo formáte PDF možno tiež jednoducho reprodukovať pomocou komerčných metód tlače, pretože PDF zachováva formátovanie.

Keďže rozšírenie PDF bolo predstavené s Excelom 2010, nie je k dispozícii na použitie v Exceli 2007 a starších verziách. Okrem toho môže otvorenie súboru PDF v programe Excel spôsobiť určité problémy s formátovaním, pretože na otvorenie tohto konkrétneho formátu súboru existuje iný softvér, ako napríklad Adobe Reader.

Ako skontrolovať príponu súboru Excel?

Môžeme vyskúšať rôzne metódy na kontrolu prípon súborov uložených pomocou Excelu. Nižšie sú uvedené dva najjednoduchšie spôsoby kontroly prípony súboru:

Metóda 1:

• Najprv musíme otvoriť umiestnenie (t. j. priečinok), kde je súbor uložený. Musíme vybrať súbor a kliknúť naň pravým tlačidlom myši.
  
• Na ďalšej obrazovke musíme kliknúť na „ Vlastnosti ' možnosť v spodnej časti zoznamu. Vyzerá to takto:
  
• Potom sa nám zobrazí okno Vlastnosti. Tu môžeme skontrolovať typ súboru alebo príponu pod ' generál '. Pozrite si nasledujúci obrázok:
  

Metóda 2

Okrem tradičnej metódy diskutovanej vyššie môžeme tiež označiť „ Prípony názvu súboru 'box z ' vyhliadka ' v prieskumníkovi súborov. Tým sa zobrazia prípony súborov s názvami súborov v prieskumníkovi súborov.

anotácie v jarných topánkach

Konverzia rozšírenia súboru Excel do iných formátov

Rozšírenie existujúceho excelového súboru môžeme previesť na iný formát navigáciou cez Súbor > Uložiť ako v Exceli. V rozbaľovacej ponuke vedľa položky „ Uložiť ako typ text. Formáty dostupné v zozname sa však môžu líšiť v závislosti od typu aktívneho hárka (hárok s grafom, pracovný hárok alebo akýkoľvek iný typ hárka).

Pochopme to hlboko pomocou obrázkov:

• Najprv musíme otvoriť súbor, ktorý chceme uložiť s inou príponou. Akýkoľvek existujúci súbor môžeme otvoriť tak, že prejdeme na ' Súbor a potom kliknutím na možnosť OTVORENÉ “ zo zoznamu. Excel
  
• Po otvorení súboru v Exceli musíme kliknúť na ' Súbor znova a vyberte možnosť Uložiť ako ' možnosť zo zoznamu. Napriek tomu môžeme použiť aj klávesovú skratku ' F12 “ na rýchle spustenie dialógového okna „Uložiť ako“.
  
• V okne „Uložiť ako“ sa nám zobrazia možnosti výberu umiestnenia, zadania názvu súboru a výberu typu súboru (prípony). Typ súboru môžeme vybrať z rozbaľovacieho zoznamu, ako je znázornené na nasledujúcom obrázku:
  
• Po dokončení predchádzajúceho kroku musíme kliknúť na „ Uložiť ' a nový súbor so zvolenou príponou sa uloží na zvolené miesto.
  

Poznámka: Keď zmeníme alebo uložíme existujúcu príponu súboru Excel v inom formáte súboru, niektoré z jeho formátovania, funkcií alebo údajov sa nemusia vždy preniesť.

Akú príponu súboru by sme si mali zvoliť v Exceli?

Je nevyhnutné vybrať správnu príponu súboru Excel; inak sa môže správať nesprávne. Závisí to hlavne od potrieb používateľa a od toho, aký typ údajov, funkcií alebo formátovania chce používateľ použiť v súbore Excel.

Nasleduje niekoľko užitočných bodov na výber najlepšieho typu súboru pre súbor programu Excel:

• Ak chceme súbor Excel uložiť, aby sme si ho mohli vytlačiť bez ďalších úprav, odporúča sa zvoliť verziu PDF. Niektoré formátovanie sa totiž môže po vytlačení pri ukladaní do iných prípon súborov automaticky zmeniť. Okrem toho, keď je súbor PDF uložený so správnym formátovaním, pri tlači sa automaticky nezmení. Okrem toho sa súbory PDF tiež ťažko upravujú, takže nikto iný nemôže ľahko zmeniť údaje.
• Ak súbor programu Excel obsahuje makrá VBA a veľkosť súboru je relatívne veľká, odporúča sa použiť rozšírenie XLSB. Aj keď sa nepoužívajú makrá VBA, ale veľkosť súboru je veľká (viac ako 10 MB), mali by sme zvoliť príponu XLSB. Okrem toho, ak súbor obsahuje makrá VBA a veľkosť je menšia ako 10 MB, je dobré použiť rozšírenie XLSM.
• Ak je potrebné otvoriť a upraviť súbor Excel pomocou iného populárneho softvéru, odporúča sa zvoliť rozšírenie ODF alebo striktné XLSX.
• Ak chceme uložiť súbor programu Excel a otvoriť ho v iných verziách programu Excel, ako je napríklad Excel 2003 alebo staršia, musíme zvoliť rozšírenie XLS. Toto rozšírenie je podporované v staršej verzii; funkcie nových verzií sa však v starších verziách nezobrazia.

Toto sú niektoré z najbežnejších formátov, z ktorých si môžeme vybrať. Existuje však oveľa viac možností, ktoré si môžeme vybrať na základe požiadaviek.