MS Excel, tiež známy ako Microsoft Excel, je široko používaný softvér vo väčšine spoločností alebo podnikov na celom svete. Poskytuje rôzne nástroje, funkcie a vlastnosti, vďaka ktorým je tento softvér ziskový pre globálne spoločnosti v rôznych oblastiach. Preto, aby sme sa naučili a správne organizovali údaje pomocou Excelu, musíme poznať definíciu a základy tohto výkonného softvéru.

Tento článok pojednáva o definícii MS Excel a jeho základoch, ktoré nám pomôžu zoznámiť sa s týmto výkonným softvérom.

Definícia MS Excel

Podľa definície, „Microsoft Excel je tabuľkový procesor vytvorený spoločnosťou Microsoft, ktorý používa tabuľky na zaznamenávanie a analýzu číselných a štatistických údajov pomocou vzorcov a funkcií“.

Jednoducho povedané, MS Excel je výkonný tabuľkový procesor, ktorý je súčasťou balíka Microsoft Office a používa sa hlavne na zaznamenávanie údajov do tabuliek. Skladá sa z niekoľkých riadkov a stĺpcov, ktoré je možné použiť na zadávanie údajov. Program sa považuje za užitočný pri rôznych úlohách, ako je napríklad výpočet týždenných výdavkov, tvorba výplatných pások, účtovníctvo a interaktívne triedenie/filtrovanie údajov podľa rôznych kritérií.

História a verzie MS Excel

MS Excel je jedným z najstarších tabuľkových programov a prešiel niekoľkými aktualizáciami a opravami. Tento výkonný tabuľkový procesor bol pôvodne vydaný v roku 1985 pre systémy založené na počítačoch Macintosh. Neskôr bol vydaný aj pre ďalšie populárne platformy vrátane Windowsu.

sieť a typy sietí

Nasledujúca tabuľka zobrazuje zoznam všetkých verzií Excelu, ktoré boli doteraz vydané pre Macintosh:

Nasledujúca tabuľka zobrazuje zoznam všetkých verzií Excelu, ktoré boli doteraz vydané pre Windows:

Je dôležité poznamenať, že Excel verzia 4.0 bola súčasťou balíka Microsoft Office Suite vo verzii Office 3.0. Odvtedy bol Excel neustále inovovaný pomocou balíka Office.

Vlastnosti MS Excel

V prvých dňoch hral Excel kľúčovú úlohu pri vykonávaní rôznych finančných operácií pre podniky, vrátane vedenia účtovníctva a evidencie. Postupom času však dostal niekoľko aktualizácií, ktoré zvyčajne pomohli vytvoriť z Excelu nevyhnutný softvér pre obchodné procesy. Najnovšia verzia Excelu prichádza so širokou škálou funkcií.

Niektoré zo základných funkcií programu Microsoft Excel zahŕňajú nasledujúce:

Hlavička a päta: Podobne ako dokumenty programu Word môžeme v našich excelových dokumentoch použiť aj hlavičku/pätu. Nachádza sa v hornej a dolnej časti každej strany tabuľkového dokumentu.

Nájsť a nahradiť: MS Excel nám umožňuje nájsť požadované údaje, napríklad text alebo čísla, pomocou funkcie Nájsť v pracovnom hárku. Okrem toho môžeme nahradiť existujúce údaje vlastnými aktualizovanými údajmi.

Ochrana heslom: Pomocou hesla môžeme chrániť náš excelový zošit pred neoprávneným prístupom. Táto funkcia nám v konečnom dôsledku pomáha udržiavať naše údaje v bezpečí.

Filtrovanie údajov: Filtrovanie údajov je rýchlejší spôsob, ako nájsť a pokračovať v práci s podmnožinou údajov vo vybranom rozsahu. Funkcia filtrovania údajov je praktická a prichádza s možnosťami AutoFilter a Advanced Filter.

Triedenie údajov: Pomocou funkcie triedenia údajov môžeme usporiadať údaje z excelových pracovných hárkov v určitom logickom poradí. Excel nám zvyčajne umožňuje triediť údaje rôznymi spôsobmi vrátane vzostupného alebo zostupného poradia.

Vstavaný vzorec: MS Excel obsahuje širokú škálu vzorcov, ktoré môžeme použiť na vykonávanie jednoduchých až zložitých výpočtov. Niektoré základné vzorce zahŕňajú súčet, odčítanie, násobenie, delenie, priemer, minimum atď.

Aktualizácia údajov v reálnom čase: V Exceli používame rôzne funkcie na výpočet hodnôt a získanie požadovaných výsledkov. Ak nahradíme niektoré existujúce hodnoty novými, Excel automaticky aktualizuje výsledky v zodpovedajúcich bunkách.

Vkladanie grafov: Jednou z významných funkcií Excelu je dostupnosť rôznych grafov, ako sú koláčové grafy, stĺpcové grafy, čiarové grafy a ďalšie. Tieto grafy môžu niekedy znamenať obrovský rozdiel v analýze a porovnávaní údajov.

Okrem štandardných tabuľkových funkcií poskytuje Excel aj podporu programovania prostredníctvom Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), možnosť prístupu k dátam z externých zdrojov cez Microsoft Dynamic Data Exchange (DDE).

Použitie MS Excel

MS Excel je široko používaný na organizovanie údajov a vykonávanie jednoduchých až zložitých výpočtov na získanie výstupov pre finančnú analýzu. Uprednostňuje sa takmer vo všetkých odvetviach podnikania a v spoločnostiach od malých po veľké.

Napriek tomu sa používa aj na správu výdavkov a iné veci založené na údajoch pre domáce potreby. Nie je nesprávne povedať, že použitie MS Excel je takmer nekonečné. Rôzni ľudia používajú tento výkonný softvér podľa svojich potrieb.

Niektoré zo základných použití programu MS Excel sú uvedené nižšie:

• Vkladanie dát
• Správa údajov
• Finančná analýza
• Finančné modelovanie
• účtovníctvo
• Time Management
• Správa úloh
• programovanie (VBA)
• Riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM)
• Grafy, grafy a prehľady

Najmä Excel je požiadavka na všetky údaje, ktoré je potrebné usporiadať.

Rozhranie Excelu

Rozhranie Excelu je jednoduché a dá sa ľahko pochopiť. Je dôležité pochopiť primárne rozhranie, aby ste na ňom mohli začať pracovať.

Nasledujúci obrázok zobrazuje všetky hlavné časti Excelu vrátane riadka vzorcov, riadku, stĺpca, bunky, karty pracovného hárka atď.

Poďme stručne diskutovať o všetkých výrazoch zobrazených na obrázku vyššie:

Bunka:Priesečník riadka a stĺpca sa označuje ako bunka. Excel obsahuje niekoľko buniek v pracovnom hárku. Každá bunka je identifikovaná jedinečnou adresou vytvorenou kombináciou dvoch znakov, ako je písmeno stĺpca a číslo riadku.riadok:Riadok je vodorovný priestor v tabuľke, ktorý sa používa na zaznamenávanie údajov. Excel obsahuje niekoľko riadkov v pracovnom hárku. Každý riadok má jedinečné číslo, začínajúce od 1.Stĺpec:Stĺpec je vertikálny priestor v tabuľke, ktorý sa používa na zaznamenávanie údajov. Excel obsahuje niekoľko stĺpcov v pracovnom hárku. Každý stĺpec má jedinečnú adresu, ktorú predstavuje písmeno začínajúce písmenom A.Pracovný list:Excelový pracovný hárok sa vzťahuje na oblasť riadkov a stĺpcov, ktoré spoločne tvoria tabuľku. Do pracovného hárka môžeme pridať požadované grafy, tvary a ďalšie podporované objekty. Označuje sa aj ako tabuľkový procesor alebo hárok.Pracovný zošit:Excelový zošit označuje hlavný súbor, ktorý obsahuje pracovný hárok (hárky) a súvisiace objekty.

Základy MS Excel

Aby sme na ňom mohli začať pracovať, musíme poznať základy MS Excel. Tu je niekoľko základných vecí, ktoré sa treba naučiť:

Otvorenie programu MS Excel

Otvorenie MS Excel je prvá vec, ktorú musíme vedieť, aby sme na ňom mohli pracovať. Existujú rôzne spôsoby, ako otvoriť MS Excel, ako napríklad:

• Ak je nainštalovaný pomocou predvolených nastavení, môžeme ho otvoriť dvojitým kliknutím na jeho ikonu priamo z pracovnej plochy.
  
• Môžeme ho otvoriť dvojitým kliknutím na jeho názov z ponuky Štart, ktorá sa nachádza v priečinku MS Office.
  
• Môžeme použiť funkciu 'Windows Search' a zadať text 'Excel'. Zobrazí všetky súbory a programy s týmto názvom umiestnené v počítači. Preto ho môžeme otvoriť dvojitým kliknutím na jeho názov pod programami.
  

Je dôležité poznamenať, že na počítači musí byť nainštalovaný MS Excel a potom ho budeme môcť otvoriť iba my. Ak program pomocou vyššie uvedených krokov nenájdeme, znamená to, že systém nemá balík Office.

Otvorenie tabuľky

Keď otvoríme MS Excel, vyzve nás, aby sme pokračovali ďalej. Konkrétnejšie zobrazuje niekoľko dlaždíc, z ktorých si môžeme vybrať požadovanú a začať na nej pracovať. Ak chceme začať pracovať od začiatku, môžeme vybrať dlaždicu „Prázdny zošit“ a spustiť čiernu tabuľku.

Okrem toho, ak máme existujúci excelový súbor a chceme na ňom pracovať, môžeme kliknúť na „Otvoriť ďalšie zošity“ z ľavého dolného rohu. Potom môžeme nájsť súbor pomocou prieskumníka súborov a dvakrát naň kliknúť. Existujúci súbor sa okamžite otvorí.

Práca so stuhou

Pás s nástrojmi sa označuje ako centrálny ovládací panel pre Excel. Tento výkonný nástroj sa nachádza v hornej časti okna po otvorení programu Excel.

Zo stužkovej zvládneme v exceli takmer všetko.

Pás s nástrojmi obsahuje niekoľko kariet, ako napríklad Domov, Vložiť, Rozloženie strany a ďalšie, pričom každá karta obsahuje určitý počet tlačidiel na spracovanie rôznych príkazov v programe Excel. Najlepšie na týchto tlačidlách je, že ak umiestnime kurzor myši na ľubovoľné tlačidlo, hovorí nám, akú úlohu bude vykonávať.

Okrem toho nám excel umožňuje prispôsobiť stuhu podľa vlastného výberu. Podľa toho môžeme skryť/odkryť a vložiť nové príkazy.

Správa pracovných listov

Ďalšou vynikajúcou vlastnosťou Excelu je, že zošity Excelu môžu mať viacero pracovných hárkov. Rôzne pracovné hárky zošita môžeme spravovať priamo zo spodnej časti okna. V predvolenom „prázdnom zošite“ môžeme vidieť jeden hárok s názvom „Hárok 1“.

Na vloženie viacerých pracovných listov môžeme použiť a plus (+) znak, ktorý je uvedený vedľa názvu listu. Okrem toho môžeme kliknite pravým tlačidlom myši na jeho názve zobrazíte počet ďalších možností súvisiacich s hárkami. Môžeme kliknúť na tieto možnosti a podľa toho spravovať pracovné hárky.

Zadávanie údajov

Zadávanie údajov do Excelu je jedným zo základných krokov. Aj keď je to prvý krok, ktorý musíme v Exceli vykonať, aby sme mohli začať pracovať s údajmi, je to celkom jednoduché a takmer bez námahy.

Pre zadanie údajov môžeme vybrať konkrétnu bunku a podľa toho začať stláčať tlačidlo na klávesnici. Napriek tomu môžeme tiež kopírovať, vystrihovať a prilepiť údaje v Exceli z iných programov. Okrem toho môžeme aj my importovať údaje z iných súborov.

Excel nám umožňuje používať text, čísla, symboly a ďalšie znaky potrebné na zadávanie údajov.

Vykonávanie výpočtov

Ďalšou skvelou vlastnosťou Excelu je, že s našimi údajmi môžeme vykonávať rôzne výpočty. Vykonávanie základných výpočtov v Exceli je také jednoduché.

Medzi dátami môžeme použiť matematické znamienka a výsledky budú poskytnuté automaticky. Napríklad, ak zadáme = 4+5 v niektorej z buniek a stlačte tlačidlo Enter, bunka zobrazí hodnotu 9 , Ktoré je súčet 4 a 5. Okrem toho, ak vyberieme konkrétnu bunku, na riadku vzorcov sa zobrazí pôvodný vzorec (čokoľvek, čo sme v danej bunke zadali).

Iným spôsobom môžeme použiť aj odkazy na bunky a vložiť medzi ne matematické operácie. Tým sa získa aj zodpovedajúci výsledok. Predpokladajme napríklad, že zadáme 4 do bunky A1 a 5 do bunky B1. Ďalšie, zadáme = A1+B1 v bunke C1. Týmto spôsobom, bunka C1 zobrazuje súčet hodnôt uvedených v bunkách A1 a B1.

Podobne môžeme vykonávať ďalšie aritmetické výpočty v Exceli.

Používanie funkcií

Získavanie výsledkov pomocou funkcií programu Excel je jednou zo základných úloh a môže do určitej miery skrátiť čas pracovného procesu.

Najmä väčšina funkcií/vzorcov berie ako vstupy sady čísel a poskytuje zodpovedajúce výsledky. Poďme o tom diskutovať na jednoduchom príklade:

Predpokladajme, že zadáme 4 do bunky A1 a 5 do bunky B1. Ďalej zadáme = SUM(A1;B2) v bunka C1. Týmto spôsobom, bunka C1 zobrazuje súčet hodnôt uvedených v bunkách A1 a B1.

Excel má širokú škálu cenných funkcií. Ak chcete zobraziť rôzne funkcie, môžeme prejsť na kartu „Vzorce“ a odtiaľ vybrať konkrétnu kategóriu. Excel zobrazuje všetky podporované funkcie danej kategórie.

Keď sa zoznámime s funkciami, môžeme zadajte znamienko rovnosti (=) v bunke a napíšte do nej začínajúcu akúkoľvek funkciu. Potom Excel automaticky zobrazí zodpovedajúce funkcie a ich syntax. Môžeme vybrať funkciu a pokračovať ďalej podľa syntaxe.

Záchrana našej práce

Keď máme prácu hotovú, musíme ju uložiť do súboru. Ak zatvoríme Excel bez uloženia, prídeme o prácu. Najjednoduchší spôsob, ako uložiť excelový súbor do počítača, je stlačiť klávesovú skratku 'Ctrl + S'. Akonáhle stlačíme túto skratku, Excel nás požiada, aby sme vybrali názov súboru a umiestnenie na jeho uloženie.

Môžeme kliknúť aj na 'Uložiť' tlačidlo umiestnené na „Panel s nástrojmi Rýchly prístup“. Toto tlačidlo nám tiež pomáha uložiť dočasné údaje do existujúceho súboru.

Dôležité body na zapamätanie

Predtým, ako začneme pracovať na exceli, musíme vedieť veľa dôležitých vecí. Niektoré z najdôležitejších vecí na zapamätanie sú uvedené nižšie:

• Excel nám umožňuje používať širokú škálu klávesových skratiek na urýchlenie nášho pracovného procesu. Musíme používať klávesové skratky Excel a zvýšiť produktivitu nášho pracovného procesu.
• Keď chceme s niekým zdieľať excelový súbor a nie je potrebné ho ďalej upravovať, musíme súbor uložiť vo formáte pdf. Tento formát nie je ľahké upravovať, vďaka čomu sú údaje chránené pred neoprávnenými vstupmi. Okrem toho je formát pdf známy aj pre účely tlače.
• Excel nám umožňuje používať rôzne prípony súborov. Každé rozšírenie má však svoje využitie. Najmä rozšírenie XLSX je predvolený formát pre súbory programu Excel, keď v ňom nie sú žiadne makrá VBA.
• Ak súbor programu Excel obsahuje veľké množstvo údajov (zvyčajne viac ako 10 MB), musíme použiť rozšírenie XLSB. Je rýchlejší a kompatibilný so všetkými funkciami, formátovaním a dokonca aj makrami VBA. Tento formát však nemusí byť podporovaný v iných tabuľkových procesoroch.
• Keďže excel podporuje programovanie VBA, nesmieme otvárať excelový súbor prijatý z nedôveryhodných zdrojov, pretože môže obsahovať niektoré zraniteľné kódy.
• Pri ukladaní súboru programu Excel pomocou príkazu „Uložiť ako“ musíme byť opatrní; v opačnom prípade môžeme omylom nahradiť súbor pôvodným súborom. Týmto spôsobom môžeme niekedy stratiť dôležité údaje.